T&J – Julian Sugark, Energi Titik Pusat

[ad_1]

CenterPoint Energy raksasa telah memulai transformasi radikal dari fungsi P2P. Proyek Hak Beli-untuk-Bayar melibatkan pengembangan, implementasi, dan penerapan komponen beli-untuk-bayar bisnis dalam fungsi penuh dan komprehensif melalui integrasi orang-orang yang berhasil dan berkelanjutan. Kami berbicara dengan Direktur Proyek Julieene Sugarek tentang program tersebut, dan mempertimbangkan hambatan, faktor penentu keberhasilan, dan pentingnya menjadi “pengawasan intensif”…

T: Julian, mari kita mulai dengan melihat proyek Beli Kanan, Bayar Kanan yang saya ikuti. Bisakah Anda memberi kami sedikit latar belakang tentang program ini dan peran Anda di dalamnya?

Julian Sogarek: Kami ingin melihat proses buy-to-pay, dan berdasarkan analisis itu kami menemukan beberapa peluang untuk membuat segalanya lebih efisien, jadi kami melanjutkan dengan rekayasa ulang yang lengkap. Ini terutama berasal dari upaya akar rumput dalam divisi Pengadaan dan Hutang Usaha kami, serta Operasi, di mana mereka ingin melihat kami bertransisi ke proses yang lebih efisien dan lebih otomatis, serta keinginan dari atas untuk meningkatkan kontrol internal kami. Kami juga memiliki model perbaikan terus-menerus, dan itulah faktor lain yang menyebabkan proyek khusus ini. Peran saya dalam proyek adalah manajer proyek.

T: Anda dengan sengaja menggambarkan proyek ini sebagai “sensor berat”. Apa yang Anda maksud dengan ini dan mengapa pendekatan ini diambil?

JS: Seperti biasa dengan proyek, kami memiliki sponsor eksekutif dan tim pengarah. Tim pengarah kami terdiri dari perwakilan dari operasi kami karena kami perlu memastikan mereka mengikuti arah yang kami tuju. Untuk alasan ini, kami telah menambahkan lapisan pengawasan ekstra yang kami sebut dewan direksi. Ini adalah kelompok manajer yang lebih kecil di area yang paling terpengaruh: khususnya pembelian, hutang, kantor manajemen proyek kami, dan teknologi informasi. Mereka ingin berpartisipasi dalam pengawasan proyek sehari-hari karena mereka memiliki visi untuk masa depan, dan mereka ingin memastikan kami tetap berpegang pada visi itu.

T: Alat apa yang Anda gunakan dalam program ini dan mengapa dipilih?

Jisoo: Dalam fase analisis proyek apa adanya, kami menggunakan pemetaan proses dan alat Excel yang memungkinkan kami membicarakan setiap langkah proses pembelian hingga jenis bayar per pembelian. Alat-alat ini dipilih karena kami perlu memperoleh pemahaman yang komprehensif dari perspektif langkah demi langkah, dan cara orang yang berbeda menyelesaikan setiap langkah dalam proses; Misalnya, izin untuk meminta tentu saja diperlukan, tetapi bagaimana otorisasi ini diberikan – baik melalui email, elektronik atau dengan tanda tangan manual – dapat bervariasi, dan dalam beberapa kasus semua hal di atas dapat berlaku. Alat Excel ini membantu kami memfasilitasi diskusi dan menyoroti fragmentasi yang ada, dan memungkinkan kami untuk melanjutkan dan membuat peta proses ini. Untuk membuat proses masa depan, kami bekerja dengan perusahaan konsultan untuk membuat alur proses berdasarkan praktik terbaik, dan juga membuat tabel fase yang menyertainya untuk menjelaskan apa yang terjadi di setiap kotak dalam proses alur. Kami membawanya ke pertemuan dengan tim desain kami untuk memberi mereka sesuatu untuk berinteraksi dan membangun saat kami membuat proses status masa depan.

T: Seberapa jauh Anda dalam proyek sekarang?

Jisoo: Kami telah menyelesaikan analisis sebagaimana adanya dan merancang proses status masa depan kami, dan saat ini menerapkan perubahan proses yang memiliki visibilitas minimal bagi pengguna akhir kami, baik selama pengembangan teknologi maupun selama implementasi manajemen perubahan kami. rencana.

T: Apa faktor penentu keberhasilan proyek Anda menurut pendapat Anda?

Jim: Sebenarnya ada tiga hal yang ingin saya singgung di sini, yang pertama tentu saja top-down buying dan dukungan aktif dari pimpinan. Juga, pemahaman global tentang apa yang memulai proyek ini, dan visi tentang tujuan kita di masa depan sangat penting. Hal lain yang tidak bisa saya remehkan adalah partisipasi aktif para pemangku kepentingan.

T: Apa kendala atau tantangan terbesar yang Anda hadapi dan bagaimana Anda mengatasinya?

Jisoo: Membuat orang berpikir secara global tentang apa yang menjadi kepentingan terbaik perusahaan secara umum dapat menjadi sebuah tantangan, dan kami telah mengatasinya dengan melihat ke luar organisasi untuk keinginan sukses model. Ini bisa di seluruh kertas putih, video, konsultan – dan secara internal kami membuat perkiraan tentang apa yang pada akhirnya dapat kami hemat jika kami pindah ke model ini. Ini telah menjadi upaya manajemen perubahan besar-besaran; Tetapi mereka pada akhirnya adalah wirausahawan, dan jika kami dapat menunjukkan kepada mereka apa yang kami lakukan yang menambah nilai, maka mereka akan bergabung. Aspek lainnya adalah teknologi. Orang ingin melihatnya dan mengalaminya sebelum mereka membelinya. Kami telah menangani ini melalui demo dan presentasi dengan tangkapan layar teknologi, dan dengan menampilkan item yang dikembangkan oleh tim TI kami.

T: Dan akhirnya Julian, apakah ada sesuatu, dengan manfaat melihat ke belakang, yang dapat Anda lakukan secara berbeda jika Anda dapat melakukannya lagi?

JS: Tentu saja. Kami dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik sejak awal dalam menghubungkan penggerak proyek melalui tahap awal. Ini penting untuk menetapkan ekspektasi pemangku kepentingan, karena bergantung pada apa yang Anda coba perbaiki terlihat sangat berbeda. Jika ingin proses berjalan lebih cepat, solusinya akan sangat berbeda dengan proyek yang mulai mengkonsolidasikan pengendalian internal. Mungkin skenario yang paling realistis adalah kombinasi keduanya, dan Anda harus bekerja dengan sponsor Anda untuk menentukan keseimbangan antara keduanya, dan menetapkan harapan yang sesuai. Harapan yang konsisten yang ditetapkan di awal benar-benar membuka jalan untuk memastikan bahwa proyek Anda dipandang sebagai proyek yang sukses.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button
Close
Close